Näillä vinkeillä viet projektin onnistuneesti maaliin.

Kaikki tehtävät/työt avataan projekteiksi

Projekteille kirjataan tunnit, luodaan kustannusarviot/tarjoukset sekä määritetään laskutustavat. Projektin status määritellään projektikortin perustiedon ylälaidasta (Sisäinen, Liidi, Tarjottu, Holdissa ja Käynnissä).

1. Projektikortilla on viisi aktiviteetti statusta:

Sisäinen = Yrityksen omat sisäiset projektit (ei laskutettavaa).
Liidi = Tunnistettu mahdollinen uusi projekti/kohde
Tarjottu = Asiakkaalle lähtetetty tarjous
Hold = Projekti on tauolla
Käynnissä = Projekti on myyty. Tämä on laskutettavaa työtä. 

Muista vaihtaa projektin status eri vaiheiden aikana. Myyntiraporteilla on helppo seurata tilannetta, kun projektien statukset ovat ajan tasalla. 

2. Projektin sulkeminen 

Projekti voidaan sulkea:

  1. Projektilistauksesta painamalla kolmiviiva -ikonia ja valitsemalla Sulje hävittynä.
  2. Prrojektikortilta Projektin perustiedot otsikon alapuolelta painamalla Sulje hävittynä.

Sisäinen, Liidi, ja Holdissa projektit suljetaan = Kyseinen projekti ei ole enää aktiviininen.
Tarjottu projekti suljetaan = Asiakas ei hyväksynyt tarjousta, tarjous hylätty.  
Käynnissä projekti suljetaan = Projekti on suoritettu loppuun ja laskutettu asiakkaalta.

3. Projektin kopiointi

Luo uusia projekteja kopioimalla olemassa oleva projekti. Voit kopioida projektin suoraan projektilistauksesta projektin kolmiviivaa -ikonista ja valitse Kopioi projekti.

4. Kustannuslaskelman luonti (Tarjous, myynnin ja projektikatteen seuranta) 

Jotta myynnin arvoa ja projektikatetta voidaan seurata, tulee projektille tehdä kustannuslaskelma.

Kustannuslaskelma työkalussa on seuraavat osiot: 

  • Otsikko
  • Kustannusrivi (luvut)
  • Seliterivi (Seliterivi ei tule laskulle, jos laskuttaa kustannuslaskelman kautta)
  • Tuoterivi (jos Tuoterekisteri -ominaisuus on käytössä)

Sinisistä toimintonapeista lisätään rivejä.

  • Määrä = kuinka monta yksikköä myydään esim. tunteja tai kappaleita
  • Ostohinta/omakustanne hinta = yrityksen kulu esim. alihankinta hinta tai työntekijän tuntikulu yritykselle
  • Myyntihinta = asiakkaalle myytävä veroton yksikköhinta
  • Yhteensä = asiakkaalle myytävä veroton summa 
  • Projektikate = (myyntihinta - ostohinta) x määrä, yrityksenne rivikohtainen kate

Huom!

  • Voit tulostaa kustannusarvion suoraan asiakkaalle lähetettäväksi (Tarjous). 
  • Voit myös otsikoida Kustannuslaskelman halutulla tavalla. 
  • Voit  räätälöidä tulosteen valitsemalla muokkaa-tilassa ne sarakkeet, jotka haluat tulosteelle.

5. Saate-pohja kustannusarvion liitteeksi

Pääkäyttäjä voi asetuksiin luoda valmiit tulostettavat saate-pohjat.  Saate valitaan suoraan kustannuslaskelman Tulosta -napista. Valitse Saatepohja -listauksesta sopiva saatepohja. Saatepohjan tekstisisältöä voidaan vielä muokata ja tulostaa yhdessä kustannuslaskelman kanssa. 

6. Projektilaskutus: Maksupostit ja laskutuksen ennustaminen

  • Maksuposteilla kerrotaan millä aikataululla esim. projektin kustannusarvion summa laskutetaan. Maksupostille voidaan syöttää myös arvioitu tuntimäärä. 
  • Maksuposteja voi olla yksi tai useampi, riippuen siitä laskutetaanko projekti kerralla  vai useammassa erässä.
  • Kaikkien maksupostien yhteissumma tulee näkyviin Taimerin etusivulle Laskutus-laatikkoon. Etusivun Laskutus -laatikon kautta on helppo seurata tulevien kuukausien alustavaa laskutusta. 
  • Laskuttaja tulee myös näkemään maksupostit laskujen luontivaiheessa. Laskuttajalle voidaan myös lisätä viesti esim. miten maksuposti saadaan laskuttaa ja pitääkö kenties konsultoida projektipäällikköä ennen laskuttamista

7. Toteutuneiden kulujen seuranta ja kulujen kohdistus

  • Toteutuneet kulut -osiosta voit seurata projektisi reaaliaikaista tilannetta. Kulut -osioissa on kaikki projektille kohdistetut tuntimerkinnät, hyväksytyt matka- ja kululaskut sekä kohdistetut ja hyväksytyt alihankinnat.
  • Jakamalla kustannusarvio useampaan kustannuslaskelman otsikko -kokonaisuuksiin, on kulujen seuranta toteutuneissa kuluissa vielä yksityiskohtaisempaa.

8. Resursointi

Resursoinnin tavoitteena on seurata työtilannetta, jakaa töitä järkevämmin ja tasaisemmin sekä nähdä vapaat resurssit. Resurssoinnin avulla saadaan tietoa tulevien viikkojen käyttöasteesta.

Tärkeää resursoinnissa on nimetä tehtäviä ja liittää henkilö/henkilöitä tehtävään. 

Luomalla tehtäviä voidaan seurata työtunteja tehtävätasolla asti. Tunnit kirjataa: Asiakkaalle – Projektille – Tehtävälle.  

Did this answer your question?