Kustannuslaskelma projektikortilla
Kustannuslaskelman (tarjouksen) tekeminen Taimerissa on helppoa; luo uusi kustannuslaskelma tai kopio toisen projektin kustannuslaskelma pohjaksi.
Täytä / luo aina kustannusarvio laskutustavasta riippumatta. Kustannusarvio on asiakkaan hyväksymä kustannus projektille sekä myynnin ja projektikatteen seurannan väline. Jotta myynnin arvoa ja projektikatetta voidaan seurata, tulee projektille tehdä aina kustannuslaskelma.
Mitä ominaisuuksia kustannuslaskelmassa on?
- Voit tulostaa kustannusarvion suoraan asiakkaalle lähetettäväksi (tarjous).
- Voit otsikoida kustannuslaskelman halutulla tavalla.
- Voit luoda uuden kustannuslaskelman tyhjällä pohjalla tai kopioida kustannuslaskelma toiselta projektilta.
- Yhdellä projektilla voi olla samanaikaisesti useita kustannuslaskelmia. Yksi kustannuslaskelma saa olla aktiivinen. Aktiivinen kustannuslaskelma näkyy raporteissa/luvuissa.
- Voit tehdä laskun suoraan kustannuslaskelmasta.
- Voit räätälöidä kustannuslaskelman tulosteen valitsemalla muokkaa -tilassa ne sarakkeet jotka haluat tulosteelle.
- Saat kustannuslaskelmalle saatetekstin luotujen (asetuksien kautta) saatepohjien kautta.
Kustannuslaskelman luonti tai muokkaaminen
Luo uusi tai muokkaa vanhaa kustannuslaskelmaa painamalla Muokkaa -nappia.
- Lisää -napin kautta voi luoda uuden tyhjän kustannuslaskelman projektille, kopioida kustannuslaskelma valitusta kustannuslaskelmasta tai kopioida kustannuslaskelma toisen projektin kustannuslaskelmasta.
- Uusi tyhjä pohja: Luo uusi tyhjä kustannuslaskelman.
- Tee kopioi valitusta kustannuslaskelmasta: Kopioi projektille jo tehty kustannuslaskelma.
- Hae toisen projektin kustannuslaskelma: Valitse ja kopioi toisen projektin kustannuslaskelma: Valitse asiakas, projekti ja kustannuslaskelma ja kopioi.
2. Painamalla OTSIKKORIVI -nappia ilmestyy kustannuslaskelmaan OTSIKKO ja RIVI -kentät.
3. Kustannuslaskelman rivit. Kirjoita OTSIKKO- ja RIVI -kenttään haluamasi sisältö.
Jaa kustannuslaskelma pääotsikoihin:
Kustannuslaskelmassa on tärkeää käyttää otsikoita, jos halutaan kohdistaa kulut kustannuslaskelman mukaisesti. Kulujen kohdistus tehdään projektikortilla kohdassa Toteutuneet kulut. Näin nähdään projektin todellinen kannattavuus. Otsikkona voi olla mikä vain otsikko, johon voidaan kohdistaa tekemistä. Huom! Malliotsikot ovat ohjeellisia:
- PROJEKTINJOHTO
- SUUNNITTELU
- TUOTANTO
- ALIHANKINTA
- MATERIAALIT
RIVI -kenttä tarkoittaa kustannusriviä:
- Määrä = kuinka monta yksikköä myydään esim. tunteja tai kappaleita
- Ostohinta/omakustannehinta = yrityksen kulu esim. alihankinta hinta tai työntekijän tuntikulu yritykselle
- Myyntihinta = asiakkaalle myytävä veroton yksikköhinta
- Yhteensä = asiakkaalle myytävä veroton summa
- Projektikate = (myyntihinta - ostohinta) x määrä, yrityksenne rivikohtainen kate
4. Kustannuslaskelmalle lisätään rivejä sinisistä toimintonapeista. Kustannuslaskelma työkalussa on seuraavat osiot:
- Otsikko (Otsikkorivi ei tule laskulle, jos laskuttaa kustannuslaskelman kautta)
- Kustannusrivi (luvut)
- Seliterivi (Seliterivi ei tule laskulle, jos laskuttaa kustannuslaskelman kautta)
- Tuoterivi (jos Tuoterekisteri -ominaisuus on käytössä)
5. Kustannuslaskelman otsikointi. Kustannuslaskelman harmaassa kentässä voi otsikoida (nimetä) kustannuslaskelman halutulla tavalla. Kustannuslaskelman otsikko tulee näkyviin kustannuslaskelman tulostus -versiossa. Kustannuslaskelman otsikkokentän vasemmalla puolella on Aktiivinen-nappi. Tämä kertoo, mikä kustannuslaskelma on käytössä/aktiivinen. Aktiivinen kustannuslaskelman vaikuttaa raportteihin.
6. Kustannuslaskelman poisto. Kustannuslaskelman voidaan poistaa painamalla Poista -nappia
7. Muista AINA Tallentaa muutokset / luotu kustannuslaskelma.
Laskun luonti kustannuslaskelmasta
Kustannuslaskelmasta voidaan luoda lasku, jos projektille on valittu laskutustavaksi Kustannuslaskelmat laskutetaan. Kustannuslaskelmaan aktivoituu Tee lasku -nappi, kun laskutustapa Kustannuslaskelmat laskutetaan on päällä.
Huom! Projektin nimi ja kustannusrivit siirtyvät laskulle. Otsikko- ja seliterivit eivät siirry laskulle.
Kustannuslaskelman Tulosta -ominaisuudet
- Tulosta: Tulosta kustannuslaskelma tai tallenna se PDF-tiedostona koneellesi.
- Saate: Pääkäyttäjä luo asetuksien kautta tulostettavat saatepohjat. Saate valitaan suoraan kustannuslaskelman Tulosta -napista. Valitse Saatepohja -listauksesta sopiva saatepohja. Saatepohjan tekstisisältöä voidaan vielä muokata ja tulostaa yhdessä kustannuslaskelman kanssa.
- Sisäinen raportti: Tulosta kustannuslaskelman, jossa näkyvät myyntikateluvut.
Kustannuslaskelmat etusivulla
Aktiivisten kustannuslaskelmien yhteenveto näkyy etusivun Tilauskanta-laatikossa sekä raporteilla. Etusivun Myynti-laatikkoon ilmestyvät kyseisen kustannuslaskelman luvut, jos kustannuslaskelman projektin status on ”Myyty”.
Huomioi vielä mikäli laskutat Kustannuslaskelmalla, että:
Täyttäähän kustis mämä asiat:
- Projektilla pitää olla laskutusosoite
- Projekti pitää olla Laskutettava
- Kustannuslaskelmat laskutetaan -täppä on päällä
- Kustannuslaskelma pitää olla aktiivinen ja valittu, jotta laskun voi tehdä. Pelkkä kustannuslaskelman valinta ei riitä. (Estetään ristiriitaisuus: Aktiivisen kustannuslaskelman tiedot menevät kaikille raporteille, on loogista että laskutetaan sama kustannuslaskelma.)
- Kustannuslaskelmassa pitää olla joitain rivejä laskuttamattomina.