Taimerissa voidaan hyödyntää Googlen tarjoamaa tallennustilapalvelua nimeltä Google Drive sekä dokumentteja nimeltä Google Docs, Sheets & Slides. Google Drive voidaan yhdistää Taimeriin, jolloin Taimerin liitetiedostot tallentuvat automaattisesti Googlen Driveen ja Google Drivesta Taimeriin. 

Google Driven synkronoinnin myötä saadaan käyttöön Google online -tiedostot Google Docs, Google Sheet ja Google Slides. Dokumenttien luonti ja hallinnointi ei ole koskaan ollut näin helppoa! 

Taimer ja Google Drive

Google Drive antaa monipuoliset mahdollisuudet aineistonhallintaan. Liitteitä voidaan hallinnoida:

  1. Taimerista
  2. Googlen Drive online - palvelusta
  3. Oman tietokoneen kansiohallinnasta. Vaatii Google Drive synkronoinnin omalle tietokoneelle. Lue lisää Google Drive kotisivuilta.

Taimer ja Google Driven synkronointi:

Ensimmäisen synkronoinnin yhteydessä, Taimer luo automaattisesti kolme kansiota Google Drive tilille. Näiden kansioiden alle rakentuu alikansioita ja tietoa sitä mukaa, kun  tietoa tallennetaan Taimeriin. Kansiorakenne muodostuu seuraavasti:

  • Customers (Taimer)
  • Purchase invoices (Taimer)
  • Sales invoices (Taimer)

Taimer luo kansioita Google Driveen automaattisesti kahdella tavalla:

  1. Liitetiedosto tallennetaan Taimerissa asiakaskortille tai projektikortille.
  2. Painamalla asiakaskortilta tai projektikortilta nappia Luo kansio Google Driveen

Ostolaskut, myyntilaskut ja matka- ja kululaskut toimivat samalla lailla. Kun liite lisätään luo Taimer automaattisesti kansion Google Driveen. Kansiorakenteesta esimerkki tämän ohjeen lopussa.  

Google Driven aktivointi

Pääkäyttäjä yhdistää ensin Taimerin Google Driveen ja tämän jälkeen muut käyttäjät yhdistävät omat Taimer käyttöprofiilinsa. 

1. Vaihe (Tehdään Google Drivessä):  Luodaan Google Driveen kansio, mikä yhdistetään Taimerin asetuksissa (Vaihe 4).

2. Vaihe (Tehdään Google Drivessä): Jaetaan Google Drivessä ensimmäisessä vaiheessa luotu kansio muiden käyttäjien kesken. Annetaan käyttöoikeudet.

3. Vaihe (Tehdään Taimerissa): Taimerin pääkäyttäjä yhdistää Taimerin ja  Google Driven asetuksien kautta:

  1. Valitse Asetukset
  2. Valitse Google Drive
  3. Klikkaa Autentikoidu tästä -nappia ja syötä aktivointi koodi. Paina Aktivoi. 

4. Vaihe (Tehdään Taimerissa): Valitse mihin Google Driveen kansioon synkronointi tehdään. Tässä valitaan kansio, mikä on luotu ensimmäisessä vaiheessa Google Driveen.

5. Vaihe (Tehdään Taimerissa): Ilmoita muille Taimer käyttäjille, että Google Drive synkronointi on tehty. Nyt muut käyttäjät voivat aktivoida oman profiilinsa Google Driveen. Omat asetukset --> Google Drive. (Huom! Pääkäyttäjän tulee jakaa Google Driven kansio myös muille käyttäjille, vaihe 2).

Google Drive aktivointi ja linkitys Taimerin kanssa on valmis!

HUOM (Lue tämä)! 

  • Jos muutat/poistat Taimerin luomia kansioita ja kansiorakenteita kohdistamistiedot katoavat! Taimer antaa tästä ilmoituksen. 
  • Voit muokata kansioiden nimiä Google Drivessä
  • Voit luoda Google Drivessä uusia kansioita Taimerin luoman kansiorakenteeseen.
  • Liitetiedoston koko ei saa ylittää 26 MB
  • Toisen henkilön tallentamia tiedostoja EI VOI POISTAA Taimerin kautta. Tiedostojen poisto tapahtuu Google Driven puolelta. Tämä on Google Driven määrittelemä toiminto.
  • Jos yhteys Taimerin ja Google Driven välillä on katkennut, voit olla yhteydessä asiakaspalveluun

Esimerkki kansiorakenteesta

Online -dokumentit Google Docs, Google Sheets & Google Slides

  • Kun Google Drive on aktivoitu Taimeriin, aktivoituu samalla Google Docs, Sheets ja Slides online -työkalut. 
  • Google Docs, Sheets ja Slides online -dokumentteja on mahdollista luoda suoraan Taimerin asiakkaan yrityskortilta tai projektikortilta.  
  • Dokumenttit tallentuvat automaattisesti Taimeriin ja Google Drive kansioihin. 
  • Useampi henkilö voi muokata/hallinoida dokumentteja samaan aikaan.
  • Dokumentit voidaan jakaa myös asiakkaan kanssa. 

1. Google kansion ja Google online -työkalujen aktivointi 

  • Liitteet löytyvät asiakkaan yrityskortilta ja projektikortilta kohdasta Liitteet (kuvassa asiakkaan yrityskortti)
  • Asiakkaalle ja/tai projektille tulee luoda kansio Google Driveen painamalla nappia "Luo kansio Google Drvieen". Tämä tulee tehdä ainoastaan yhden kerran kyseisen asiakkaan yrityskortilla ja/tai projektikortilla. 


2. Luo online -dokukentti

  • Kun kansio on luotu Google Driveen ilmestyy Liitteet -osioon Google Docs, Sheets ja Slides dokumentti-ikonit. 
  • Dokumentti luodaan klikkaamalla haluttua dokumentti-ikonia.
  • Dokumentti avautuu uuteen ikkunaan selaimessa, jota kautta aloitetaan dokumentin työstäminen. 
  • Dokumentti tallentuu automaattisesti. 


3. Luodun dokumentin hallinointi

  • Dokumentti tallentuu automaattisesti Taimeriin ja Google Drive kansioon.
  • Taimer luo tiedostolle automaattisesti nimen Taimer -file. Voit muokata tiedoston nimeä halutulla tavalla. Huom! Jos nimeä muokataan/muutetaan, päivittyy uusi nimi Taimeriin hieman viiveellä (muista päivittää sivu).
  • Dokumentin hallinnointi tapahtuu normaalisti Googlen tarjoaman työkalujen mukaisesti ja dokumenttien käytössä opastaa Google. Lue lisää täältä >>
  • Tiedostojen käytössä ja  jako-oikeuksissa vastaa Google. 

4. Dokumentit Liitteet -osiossa 

  • Kaikki tiedostot löytyvät allekkain asiakkaan yrityskortilta tai projektikortilta Liitteet -osiosta. 
  • Klikkaamalla nimeä avautuu dokumentti automaattisesti uuteen ikkunaan selaimessa.  
  • Tiedosto poistetaan klikkaamalla kolmipiste -ikonista dokumentin vasemmalta puolelta. 

Did this answer your question?