Integroimalla Procountorin Taimeriin voit siirtää myynti-, osto-, matka- ja kululaskut suoraan Taimerista Procountoriin.

Opit:

  • Mikä on Procountor
  • Kuinka integroida Procountor Taimeriin
  • Myyntilaskut ja huomiot
  • Ostolaskut
  • Matka- & kululaskut ja huomiot
  • Vinkit Procountor-integraation käyttöön
  • Virhekoodit

Versiot & käyttöoikeudet:

Versiot: Free CRM, Sales CRM, Project Management, ERP

Käyttöoikeudet: Integraatiot

Sisällysluettelo:

  1. Mikä on Procountor?
  2. Kuinka integroida Procountor Taimeriin?
  3. Myyntilaskut ja huomiot
  4. Ostolaskut
  5. Matka- & kululaskut ja huomiot
  6. Vinkit
  7. Virhekoodit

1. Mikä on Procountor?

Procountor on kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelma.

Taimerista voidaan siirtää Procountoriin REST-rajapinnalla:

  • Myyntilaskut (laskukohtainen myyntitili ja kustannuspaikka)
  • Ostolaskut (ilman kirjanpitotietoja)
  • Kulu- ja matkalaskut 

Mikä on REST-rajapinta?

REST on yleinen arkkitehtuurimalli rajapintojen toteuttamiseen. Se määrittelee, millaisilla operaatioilla palvelinten dataa pyydetään, lisätään ja käsitellään. 

 

2. Kuinka integroida Procountor Taimeriin?

2.1. Lisää Procountoriin käyttäjäksi Taimer

Kirjaudu Procountoriin ja mene kohtaan Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.

Sitten klikkaa Lisää olemassa oleva käyttäjä ylälaidassa olevasta valikosta ja lisää Taimer käyttäjäksi käyttäjänimellä taimer.api. 

2.2. Määritä Procountorin käyttöoikeudet

Kun olet lisännyt Taimerin käyttäjäksi Procountoriin, aseta lisätylle taimer.api-käyttäjälle rooliksi Pääkäyttäjä.

Jotta integraatio voidaan ottaa käyttöön, pitää pääkäyttäjän sallia laskutettavien integraatioiden kytkeminen ja käyttö.

Kyseinen asetus löytyy Procountorissa kohdasta: Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Integraatioasetukset > Salli laskutettavien rajapintojen käyttö.

2.3. Aktivoi Taimer ja Procountor

Voit aktivoida Procountorin Taimerin asetuksissa:

Asetukset > Integraatiot > Procountor ja klikkaa Aktivoi.

Kun olet klikannut Aktivoi, Taimer vie Procountorin sisäänkirjautumissivulle, missä voit tunnistautua. Sivu ohjautuu takaisin Taimerin asetuksiin.

2.4. Hae kirjanpitotietoja suoraan Procountorista

Kirjanpidon tilitiedot: Näitä käytetään myyntilaskulla. Myyntilasku voidaan kohdistaa myyntitilille. Yleinen on 3000 Alv. 24 %.

Kustannuspaikat: Jos yrityksessäsi seurataan myyntiä kustannuspaikoittain, kustannuspaikan voi valita myyntilaskulle. 

Tuotteet: Tuotteilla voidaan tehdä tiliohjaukset Tuotteille ja Työlajeille. Tuotteet menevät Taimerin tuoterekisteriin ja ovat näin käytettävissä laskutuksessa. Työlajit voi kohdistaa tuotteille, jolloin saadaan Procountorissa työlajikohtaista seurantaa. Tuotteen taakse voidaan tehdä kirjanpito-ohjaukset Procountorissa.

Voit hakea tuotteita uudelleen, jos niitä on lisätty Procountoriin. Näin saadaan päivitettyä ja kalibroitua Procountorin ja Taimerin tuoterekisteri.

Henkilö-ID:t: Tämä tieto tarvitaan matkalaskujen ja kululaskujen siirtoon. Lisätietoa kohdassa "Matka- ja kululaskut". 

 

HUOM. Varmista, että Taimerissa oleva yrityksesi pankkitili vastaa Procountorissa olevaa pankkitiliä. Tämän näet asetuksista: Asetukset > Yrityksen tiedot > Pankkitili

2.5 Laskunumerointi

Mikäli Procountorissa on laskuja (eli se on ollut käytössä), voit tasata laskunumeroinnin Taimerissa menemällä asetuksissa kohtaan Asetukset > Ominaisuuksien asetukset > Laskutus > Laskutuksen aloitusnumero.

HUOM. Procountorin ja Taimerin laskunumerointi voi myöhemmin hajaantua eli Procountorin ja Taimerin laskunumerot eivät täsmää. Tämä ei ole laskureskontran kanssa kirjanpidollinen ongelma. Päälaskureskontra on Procountorissa, josta tieto tulee Taimeriin, kun lasku on maksettu.

Procountorin laskulistauksessa on sarake, josta nähdään Taimer-laskunumero, ja näin pystytään hallitsemaan laskunumerointia ristiin.

3. Myyntilaskut ja huomiot 

Myyntilaskua luodessa voidaan laskulle asettaa myyntitili (kirjanpitotili) ja kustannuspaikka. Nämä löytyvät oikeasta laidasta laskun luonnin yhteydessä.

Laskulistauksesta voit valita haluamasi laskut ja siirtää ne kirjanpitoon sekä lähetettäväksi Procountoriin.

Huomiot:

  • Procountorissa laskulle voi luoda liitteitä vain seuraavissa formaateissa: gif, jpg, PDF ja txt
  • Jotta laskujen liitteet siirtyvät laskun mukana Taimerista Procountoriin, Taimer-asennuksessa ei voi olla Google Drive -yhteyttä. Jos Google Drive -yhteys halutaan säilyttää, liitteet pitää luoda laskulle Procountorissa. Tämän voi tehdä laskuja lähetettäessä.
  • Procountorissa ei ole otsikkorivejä, joten Taimerin otsikkorivit menevät tavallisina laskuriveinä nolla-arvoina.
  • Laskurivin ensimmäinen seliterivi siirtyy Procountoriin rivin kommentiksi.
  • Myyntilaskut siirtyvät Procountorista Kesken-tilaan.
  • Taimerissa on omat laskunumerot ja Procountorissa omat. Kun laskuja siirretään yhdellä kertaa useampia, laskujen numerointi tulee eroamaan Taimerin ja Procountorin välillä. Procountorissa nähdään alkuperäinen laskunumero (Taimer) ja Procountorin oma.
  • Varmista, että myynti-ALV-prosentit on asetettu myös Procountoriin.

4. Ostolaskut

Aktivoinnin jälkeen voit siirtää tai ottaa vastaan ostolaskuja Taimeriin. Ostolaskut otetaan vastaan kirjanpito-ohjelmassa ja siirretään suoraan Taimeriin. Taimerissa ostolaskut kierrätetään, kohdistetaan projektille ja hyväksytään.

Huomiot:

  1. Taimerissa ei tehdä tiliöintiä!
  2. Ostolaskut kohdistuvat Taimerissa oletusvastaanottajalle, ellei laskun tiedoissa ole seuraavia tietoja:

Projektinumero

Jotta ostolasku kohdistuu automaattisesti projektille ja projektipäällikölle, täytyy laskun tiedoissa olla projektinumero. Projektipäälliköllä pitää olla ostolaskujen vastaanotto-oikeus.

Henkilö-ID

Jotta lasku kohdistuu suoraan henkilölle, laskun tiedoissa pitää olla henkilö-ID. Henkilöllä pitää olla ostolaskujen vastaanotto-oikeus, jotta lasku kohdistuu valitulle henkilölle.

Oikeudet

Henkilö voi joko:

  • Nähdä kaikki laskut
  • Nähdä vain laskut, mitkä hänelle on kohdistettu
  • Vain esihyväksyä ostolaskut.

4.1 Ostolaskujen siirtäminen

Valitse ostolaskut, jotka haluat siirtää, ja valitse "Lähetä Procountoriin".

Kun ostolaskuja siirretään Taimerista Procountoriin, menevät laskut Procountorissa Kesken-tilaan.

4.2 Ostolaskujen hyväksyntä

Ostolaskut, jotka ovat tulleet Procountorista Taimeriin voidaan hyväksyä Taimerissa.

Voit valita ostolaskut ja valita "Hyväksy Procountorissa". Tästä menee tieto Procountoriin ja ostolasku saa Hyväksytty-statuksen.

5. Matka- ja kululaskut

Varmista ennen matka- ja kululaskujen siirtoa Taimerista Procountoriin, että:

  1. Olet hakenut henkilö-ID:t Taimerin Procountor-asetuksista.
  2. Olet asettanut ID:n henkilön profiilin tietoihin Taimerissa (Muista laittaa henkilölle, joka siirtää, ja henkilölle, jonka matka- ja kululaskuja siirretään.)

Valitse matka- ja kululaskut ja siirrä ne Procountoriin. 

Huomiot:

  • Tarkista, että ALV-prosentit vastaavat Procountorissa olevaa

6. Vinkit

Jos yrityksessä on kululaskuja, jotka on maksettu omalla rahalla ja/tai yrityksen rahalla, omalla rahalla olevat kustannukset maksetaan henkilölle ja yrityksen rahalla (kortilla) maksetut kululaskut viedään vain kirjanpitoon. 

Jotta toiminta olisi selkeää ja mukavaa, lajittele vienti kahteen osioon. Järjestyksellä ei ole väliä, mutta erottele seuraavat viennit:

Omalla rahalla - Omalla rahalla maksetut kulut maksetaan henkilökunnalle. Vie nämä ensin Procountoriin ja maksa ne aina Procountorissa viennin yhteydessä.

Yrityksen rahalla - Koska maksu on suoritettu, pitää kuitit viedä kirjanpitoon. Näitä kuluja ei makseta, vaan ne merkitään maksetuksi muualla (Procountorin toiminto). Tärkeää on, että jokainen kuitti merkitään maksetuksi sille päivälle, jolloin maksutapahtuma on tapahtunut. Ohjeista henkilöitä tarkkaavaisuuteen kululaskujen luomisessa Taimerissa ja varsinkin, että kululaskun päivämäärä koskee maksusuoritepäivää eikä päivää, jolloin kululasku on tehty. Näin henkilön on helppo katsoa kululaskusta Procountorissa, milloin maksutapahtuma on tapahtunut, ja merkitä se maksetuksi muualla.

7. Virhekoodit

Mikäli laskujen lähettämisessä on ongelmia, Procountor antaa Taimeriin virhekoodin, joka antaa viitteitä mistä ongelmasta voi olla kyse.

Esim.

ERROR_OPERATOR

Kuvaus: Invalid Einvoice operator: Operaattorin tunnus on virheellinen

Voit tarkistaa Procountorin antamat kuvaukset virhekoodeista Procountorin sivuilta.

Löysitkö etsimäsi vastauksen?