Taimer ja Netvisorin välillä on kaksisuuntainen REST-rajapinta integraatio.

Myyntilaskut, ostolaskut, kululaskut ja matkalaskut voidaan siirtää napin painalluksesta myös Taimerista suoraan Netvisoriin.

Netvisorista voidaan myös siirtää ostolaskut Taimeriin kierrätystä, projektikohdistusta ja hyväksyntää varten. 

Hyväksytyt ostolaskut voidaan siirtää takaisin Netvisoriin maksatukseen.

Tässä artikkelissa vastaamme seuraaviin kysymyksiin:

  • Mikä on Netvisor
  • Netvisorin aktivointi Taimerissa
  • Netvisor asetuksien asettaminen ennen käyttöönottoa
  • Myyntilaskut prosessin yleiskatsaus
  • Myyntilaskujen hallinta- ja käyttö
  • Ostolaskut prosessin yleiskatsaus
  • Ostolaskujen hallinta- ja käyttö
  • Matkalaskujen- ja kululaskujen hallinta ja käyttö
  • Netvisor tuotteiden hyödyntäminen tiliöinti tarkoituksessa

Versiot ja oikeudet

  • Versiot: FreeCRM, SalesCRM, Project Management ja ERP
  • Oikeudet: Myyntilaskut, Ostolaskut, Matka/Kululaskut

 Mikä on Netvisor?

Netvisor on kirjanpito- ja palkanlaskenta ohjelma. 

Taimerista voidaan siirtää Netvisoriin REST-rajapinnalla:

  • Myyntilaskut (laskukohtainen myyntitili, tuotteet ja laskentakohteet)
  • Ostolaskut (ilman kirjanpitotietoja)
  • Kulu- ja matkalaskut 

Tässä on esitetty kaavio Netvisorin rajapinnan kokonaisuudesta.

Mikä on REST-rajapinta?

REST on yleinen arkkitehtuurimalli rajapintojen toteuttamiseen. Se määrittelee, millaisilla operaatioilla palvelinten dataa pyydetään, lisätään ja käsitellään. 

 

Netvisorin aktivointi

Ennen Taimerissa rajapinnan aktivoimista täytyy luoda Netvisorissa tunnisteet. 

  • Kirjaudu Netvisoriin
  • Paina yrityksen nimeä (vasen yläkulma)
  • Valitse Ulkoisen järjestelmän tunnisteet

Tämän jälkeen tarkista Rajapintaresurssien oikeudet. Tarvitset: Asiakastiedot, Tilaukset ja laskut, myyntisuoritukset, ostot ja matkalaskut.

Tämän jälkeen täytä saadut autentikointitiedot Taimerin Netvisor asetuksiin  

Huom! Lisää/varmista Taimerissa: Asetukset --> Yrityksen tiedot --> Osoite --> Y-tunnus ja Osoite.
Ilman oman yrityksen Y-tunnusta yhteys ei toimi. HUOM. Y-tunnus pitää olla muotoa 123456-7.

 

Netvisorin asetuksien asettaminen ennen käyttöönottoa

Tässä on kuvattu rajapinnan aktivoiminen vaiheittain:

  1. Asiakasrekisterin täsmäytys
  2. Myyntitilit (Pakollinen)
  3. Ostotilit (Pakollinen)
  4. Tuote (Pakollinen yksi tuote, Tuotteista lisää artikkelin lopussa)
  5. Laskentakohteet eli kustannuspaikat alias dimensiot (Vapaaehtoinen)
  6. Kululajit (Pakollinen, jos on matka- kululaskut käytössä)
  7. Netvisorin läpilaskutus (Kysy lisää [email protected])

Huom! Laskut eivät siirry, jos laskuja on luotu ennen edellä mainittuja vaiheita. Tämä johtuu siitä, että tehdyissä laskuissa ei ole tarvittavia tietoja tiedonsiirtoon.

Asiakasrekisterin täsmäyttäminen

Ennen käyttöönottoa asiakasrekisterit pitää olla täsmäytetty. Taimer asiakaskortin perustiedoissa on kohta Netvisor ID, johon täytetään Netvisorissa olevan asiakkaan ID.

Voit hakea Netvisorista asiakkaat Taimeriin Taimerin asetuksista.
Asetukset --> Netvisor asetukset --> Päivitä asiakkaiden Netvisor ID.
Toiminto päivittää asiakkaiden tiedot, mutta kertoo myös mitä asiakkaita puuttuu:

  • Jos rajapinta tunnistaa Taimerin asiakasrekisterissä olevan asiakkaan ja saman Y-tunnuksen, mikä löytyy myös Netvisorista, pystyy Taimer synkronoimaan Netvisor ID:t Taimeriin automaattisesti
  • Puuttuvat asiakkaat voidaan viedä tiedostona Taimeriin. Löydät ohjeen täältä.
  • Jos asiakasta ei löydy Netvisorista, se luodaan automaattisesti myyntilaskujen siirrossa. Siirron yhteydessä myös Taimerin asiakastietoihin päivittyy Netvisorin asiakas ID.

Huom! Netvisor asiakas ID on asiakkaan Netvisor kantanumero, ei asiakaskortilla oleva asiakasnumero. Näet tämän menemällä Netvisorissa asiakaskortille ja tarkastelemalla URL osoitetta.

 

Myyntitilit

Täytä asetuksiin kirjanpitäjältäsi saadut myyntitilit. Nämä tilit valitaan laskurivikohtaisesti.

Oletus myyntitili voidaan määritellä. Tämä tarkoittaa kun luodaan laskurivi, niin oletus myyntitili on esivalittuna.

Ostotilit

Ostotili on vastatili myyntilaskuille. Tämä voidaan asettaa

Tuotteet

Taimeriin voidaan asettaa Netvisorin tuotteita. Voit lukea lisää artikkelin kohdasta: Tuotteiden toiminta ja hyödyntäminen tiliöinnissä.

Oletus tuote voidaan asettaa. Tämä tarkoittaa, kun luodaan laskurivi, niin tämä oletus tuote on esivalittuna.

Voit hakea Netvisorista tuoterekisterin valitsemalla "Hae tuoterekisteri":

Taimer hakee Netvisorin tuoterekisterin ja päivittää  tuotteet Taimerin tuotehinnastoon ja Taimerin Netvisor asetuksiin kohtaan Tuote. Jos haussa löytyy sama tuotekoodi, tällöin tuote ei ylikirjoita olemassa olevaa.

Netvisoriin hinnat tulevat mukana siirrossa, mutta ei ylikirjoita Taimerin hinnastossa olevia hintoja.

Toisin sanoen siirrossa Taimeriin lisätään ainoastaan uudet tuotteet hintoineen. 

Laskentakohteet eli kustannuspaikat (alias dimensiot)

Taimeriin voidaan asettaa Netvisorin laskentakohteita. Näillä pystyt kohdistamaan laskurivejä laskentakohteille.

  • Laskentakohteiden otsikot Tämä on laskentakohteiden juuritaso.
  • Laskentakohteet Tämä on toinen taso, jolla voidaan tarkentaa kohdistamista. 

Laskentakohteet löydät Netvisorista

HUOM! 

  • Jos Taimerin asetuksissa oleva laskentakohde (taso 2) ei ole Netvisorin asetuksissa, tulee Netvisoriin automaattisesti kyseinen laskentakohde (taso 2) laskuaineiston mukaisesti (automaattinen luonti tapahtuu vain toiselle tasolle asti). 
  • Netvisorissa voidaan jakaa toinen taso vielä kolmanteen tasoon. Netvisoriin tulee luoda manuaalisesti kolmas taso. Kolmas taso tulee luoda myös Taimerin asetuksiin. Taimerin ja Netvisorin rajapinta tunnistaa kolmannen tason automaattisesti, jos kolmas taso on kirjoitettu täsmälleen samalla tavalla Taimerin asetuksissa. 

Esimerkki laskentakohderakenteesta:

Kululajit

Kululajit tarvitaan matka- ja kululaskujen siirtoon. Nämä pitää vastata Netvisorissa olevia matka- ja kululaskujen kululajeja.

Kululajeista lisää matka- ja kululaskuosiossa.

 

 

Netvisor ostolaskujen läpilaskutus

Asetukset --> Integraatiot --> Netvisor

Taimerissa voidaan laskuttaa Netvisorin lasku, läpilaskutuksena Taimerissa oleville asiakkaille.

Läpilaskutuksen aktivointi lisää Taimer tuotehinnastoon Netvisor kategorian ja lisää Netvisor tuotteet. (Taimerissa on yksi tuote versio, joka pitää tarkistaa ennen käyttöönottoa).

Noudetuille tuotteille pitää asettaa myyntihinta tuotehinnastossa.
Huom! Asiakaskohtaista hinnastoa ei saada.

Netvisorin laskun saapuessa, voidaan lasku valita listauksesta ja painaa: Jälleenlaskuta Netvisor ostolaskut. Ostolasku voidaan tehdä myös manuaalisesti.

Tarvitset kuitenkin laskutiedoston, joka pitää tallentaa manuaalisesti luotuun ostolaskuun. Laskutiedosto on XML-tiedosto eli Finvoice.

Taimer ilmoittaa mahdollisista virheistä, mutta seuraava polku pitää täyttyä:

  1. Taimerissa on asiakas ja sillä Y-tunnus
  2. Asiakkaalla on projekti
  3. Asiakkaalla on projektilla automaattinen laskutustietue ja valinta: Läpilaskuta. Tällä osoitetaan mihin automaattiseen laskuun läpilaskutus halutaan.

 

Myyntilaskujen prosessin yleiskatsaus

  • Asiakasrekisterin täsmäyttäminen ennen käyttöönottoa > Netvisor asiakas ID
  • Tiliöintitiedot pakolliset

Myyntilaskujen hallinta- ja käyttö

Laskun luonti tapahtuu normaalisti Taimerissa. Laskurivikohtaisesti voidaan valita:

  • Tuote
  • Laskentakohde
  • Myyntitili

 Laskulle voidaan myös asettaa toimitustapa. Tämä kuitenkin noudattaa nopeinta toimitustapaa. Posti, email ja verkkolasku.

Myös laskun valuutta voidaan valita. Huom! raportit ovat euroissa. 

 

Huom!

  • Viivästyskorko tulee Netvisorin puolelta
  • Huomautusaika tulee Netvisorin puolelta
  • Netvisor noudattaa Taimerin laskulla olevia alv %, mutta jos asiakkaan (Netvisorin asiakaskortti) takana on käänteinen verokanta, niin tämä ylikirjaa Taimerin laskulla olevan alv tiedon.

Voit asettaa em. yksiköt Netvisorissa ja vastaavat Taimeriin. Tällöin ei tule epätietoisuutta ja väärinymmärrystä.

 

Liitetiedostot

Liitetiedostoja voidaan siirtää PDF-muodossa Taimer > Netvisor

  • Liitetiedosto lähtee automaattisesti Netvisorista eteenpäin ainoastaan laskun mukana, joka lähtee verkkolaskuna.
  • Liitetiedosto siirtyy Taimer > Netvisor laskun mukana, joka lähtee postilla, mutta ei lähde automaattisesti, ellei Netvisorissa tehdä toimenpiteitä.

Yleisiä huomiota myyntilaskuista:

  1. Merkkimäärä rajaa ei ole otsikkorivillä
  2. Merkkimäärä rajaa ei ole laskurivillä
  3. Ensimmäinen seliterivin merkkimäärä on 255 merkkiä. Siirto onnistuu Netvisoriin, mutta teksti katkeaa merkin 255 kohdalta. Taimerin seliterivi kohdistuu Netvisorissa riviselite kohtaan.
  4. Toinen seliterivi, siirtyy Netvisoriin, mutta kohdistuu Netvisorissa laskun kommenttiriviksi. Tässä ei ole merkkimäärä rajoitetta.
  5. Laskurivien siirrosta lisää artikkelin lopussa.

 Huom! Taimerin tuotenimi ylikirjoittaa Netvisorissa mahdollisen tuotenimen!

Ostolaskut prosessin yleiskatsaus

Ostolaskujen hallinta- ja käyttö

Taimeriin voidaan ottaa vastaan:

  1. Maventa --> Taimer --> Netvisor
  2. Maventa --> Netvisor --> Taimer -- (hyväksyntä tieto) --> Netvisor (Tulossa pian, vaati Taimerin synkronoinnin.)

Saapunut ostolasku kierrätetään ja hyväksytään. Tämän jälkeen se voidaan siirtää Netvisoriin.

Netvisor ostolaskujen haku tapahtuu joka aamu. Asetuksista pitää ensin valita minkä tyyppisiä ostolaskuja haetaan Taimeriin.  

 

  

Matkalaskujen- ja kululaskujen hallinta ja käyttö

Käyttöönotto - kerää nämä tiedot valmiiksi ennen ominaisuuden aktivointia Taimerissa:

Henkilön ID-numerot Netvisorissa

Netvisorissa: Palkat --> Henkilö, Palkansaajalistaus --> Muokkaa henkilö --> Palkanlaskennan tiedot

 

Kululajit
Netvisorissa: Palkat --> Palkkalaskenta, Palkkamallien hallinta --> Yrityskohtaiset palkkalajit --> Palkkalaji numero (ID)

Huom! Voit myös lisätä kululajit: Lisää uusi palkkalaji --> Matkalaskun kulurivi

 

 

Henkilöllä on resurssihallintaoikeus. 

Netvisorissa: Palkat --> Henkilö, Palkansaajalistaus --> Muokkaa henkilö --> Veloitettavat palvelut

Tämä ominaisuus pitää olla henkilön asetuksissa päällä.

Huom!

Seuraavat asetukset pitää olla tehtynä Netvisorissa, jotta resurssoininhallinnan ominaisuus saadaan päälle henkilöiden asetuksiin.

Tämä pitäisi olla kirjanpitäjän tiedossa, jotta saadaan matka- ja kululaskunäkymä aktivoitua.

Nyt kun tiedot on kerätty, voidaan Taimerissa aktivoida ominaisuus ja määrittää asetukset.

Kilometrikorvausten määreet
Asetukset --> Ominaisuuksien asetukset --> Kulu- ja matkalaskut. 

Tässä osiossa yhdistät kilometrikorvaustyypin ja annat tälle nimen sekä hinnat. Muista myös korotukset.

 

Päivärahamääreet
Asetukset --> Ominaisuuksien asetukset --> Kulu- ja matkalaskut. 

Tässä kohdassa yhdistä päivärahatyyppi vapaamuotoiseen tekstiin ja anna päivärahakorvaushinnat.

3. Kululajit Asetukset --> Netvisor --> kululajit

Nämä pitää vastata Netvisorissa olevia matka- ja kululaskujen kululajeja.

 

Käyttäjän Netvisor ID
Asetukset --> Käyttäjän tiedot --> Muokkaa käyttäjää. 

Tämä on Netvisorissa palkansaajan numero.

Matka- ja kululaskun siirtäminen ja tekemisessä otettavat huomiot.

  1. Jokainen liite pitää olla kohdistettu johonkin kuluriviin. Jos yhdelle kuitille on useampia kulurivejä, pitää laittaa niin monta kuittia, kun on kulurivejä.
  2. Kuvaus on pakollinen Netvisor-rajapinnan vaatimuksien suhteen.

Tuotteiden toiminta ja hyödyntäminen tiliöinnissä

Netvisor mahdollistaa monipuolisen tuote viennin. Tässä on kuvattu tuotteiden kulku ja mahdollisuudet. 

Tämä antaa mahdollisuuden virtaviivaiseen tiliöintiin, koska Netvisorissa voidaan tehdä tiliöintiohjauksia Tuotteille. Tämä tarkoittaa sitä että, kun tuote siirretään laskurivillä Taimerista Netvisoriin, osaa Netvisor tiliöidä laskentakohteen ja myyntitilin laskurivin mukaan.

Taimeriin voidaan kirjata tuotteita:

  1. Netvisor asetukset
  2. Tuotehinnastoon = tuoterekisteri

Riippuen käyttötarkoituksesta voidaan tätä hyödyntää seuraavasti

Tapa 1

Kirjanpidossa meillä on tuote nimeltä Johtamisen palvelut yhtenä kokonaisuutena, joka kirjataan Taimerin Netvisor asetuksiin. Tuoterekisterissä meillä voi olla Talousjohtaminen, Henkilöstöjohtaminen, Tuotejohtaminen Jne.

Näin ollen voimme osoittaa kirjanpidolle ja asiakkaalle laskurivillä, että tämä kuuluu johtamisen palveluun, mutta tarkentava tieto yksilöi laskurivin.

Tämä antaa mahdollisuuden kirjanpidollisesti tehdä tuoteohjaukset tuotteelle johtaminen.

Tapa 2

Kaikki tuotteet ovat saman nimisiä riippumatta rekisteristä (Taimerin tuotehinnasto ja Taimerin Netvisor asetuksiin).

Tällöin nimi kulkee samanlailla läpi ohjelman.

 Laskurivitekstien sijoittuminen

Huom, saat kuvat isommaksi zoomaamalla selaimen ikkunaa (control + plus nappi tai selaimen työkaluista Näytä).

Tässä kuvassa on kuvattu kuinka tuote tiedot liikkuvat.

Asetuksiin pitää laittaa Netvisor tuotteet ja niille kohdistetaan numero tai teksti, mikä on Netvisorissa tuotekortille asennettu.

Taimerin tuotehinnastolle voidaan kirjata tuotteita ja yhdistää Netvisor tuote ID:llä. Näin tuote ID kulkee automaattisesti kun tuotteilla laskutetaan.

 Tässä kuvassa nähdään mistä hallinnoidaan tuote ID:t Netvisorissa.

HUOM. 

  • Netvisorin teksti, mikä kirjoitetaan ei tule laskulle, vaan teksti mikä kirjoitetaan Taimerin asetuksiin Netvisor tuote kohtaan tulee.
  • Kun tuote valitaan laskuriville Taimerin tuotehinnastosta, tiliöintilaatikossa oleva Netvisor tuote ei valiinnu automaattisesti vaikka tuotteet on yhdistetty ID:n perusteella.

 

Tässä kuvassa nähdään kuinka tieto näkyy Taimerin ja Netvisorin laskuriveillä. Yläpuolella on kuvattu mistä Taimerin laskurivit koostuvat ja ala kuvassa nähdään kuinka tieto sijoittuu Netvisorin laskuriville.

Tärkeät huomiot:

  1. Se teksti ,mikä on kirjattu Taimerin Netvisor asetuksiin tulee Netvisorissa laskurivin tiedoksi. Tämä tieto ei näy Taimerissa muualla kuin tiliöinti dialogissa, ei laskurivillä.
  2. Se tieto, joka on kirjoitettu Taimerin laskuriville, menee Netvisorissa laskurivin selitekentäksi. 

 

Tässä kuva miltä rivit näyttävät PDF laskulla Netvisorissa

 

HUOM. Taimerissa voidaan kirjoittaa laskuriville eri teksti mikä on tuotteen nimi. Tämä vapaamuotoinen teksti kohta tulee automaattisesti tuotteen nimeksi, mutta on muokattavissa, kuten esimerkistä nähdään.

Työlajien kohdistaminen tuotteelle

Työlajit voidaan Taimerissa kohdistaa Netvisor tuotteille. Tämä tarkoittaa että saadaan laskurivikohtaisesti automaattisesti tuntitöille Netvisor tuotteet.

HUOM. Pyydä Taimerin asiakaspalvelua aktivoimaan ominaisuus [email protected]

Tässä on hyvä huomioida että laskuaineistossa ei voida kuin ryhmitellä tunnit kolmella jaolla:

Tämä siksi että työlajit saadaan ryhmitettyä laskuriveille tuotteittain.

 

 

Löysitkö etsimäsi vastauksen?