Tässä artikkelissa vastaamme seuraaviin kysymyksiin:

  1. Mikä on Talenom
  2. Talenomin aktivointi
  3. Myyntilaskujen hallinta- ja käyttö
  4. Ostolaskujen hallinta- ja käyttö
Versiot: Free CRM, Sales CRM, Project Management, ERP

Täältä pääset katsomaan Talenomin ja Taimerin rakennetta. 

1. Mikä on Talenom?

Talenom on kirjanpito-ohjelma, sekä taloushallintopalveluja tarjoava yhtiö. www.talenom.fi

Taimerista voidaan siirtää Talenomiin Webservice-rajapinnalla:

  • Myyntilaskut (laskukohtainen myyntitili, tuotteet ja kustannuspaikat ((*projekti))
  • Ostolaskut (ilman kirjanpitotietoja)

Mikä on Webservice-rajapinta?

On tekninen toteutustapa järjestelmien tiedon siirtämiseen. Lisätietoa https://fi.wikipedia.org/wiki/Web_service

2. Talenomin käyttöönotto

Tässä on kuvattu rajapinnan aktivoiminen vaiheittain:

  1. Aktivoiminen
  2. Täytä asetukset
  3. Asiakasrekisterin täsmäyttäminen

2.1 Aktivoiminen

Mene asetukset --> Integraatiot --> Talenom

Muista myös tarkastaa oman yhtiön asetukset Y-tunnus pitää olla Taimerin yhtiön tiedoissa.

2.2 Täytä asetukset

Pyydä kirjanpitäjältäsi tai IT-tukihenkilöltä seuraavat Tiedot:

Ostolaskujen tunnus, mikäli olet ottamassa ostolaskuja käyttöön

  • Tähän kohtaan kirjataan Asiakasnumero
  • Ostolaskun aktivoimisessa siirrytään Talenomiin, johon kirjataan henkilökohtaiset tunnukset.
  • HUOM: Ostolaskujen yhteys katkeaa aina 30 pv välein. Muista uusia yhteys aktivoimalla.

Myynti- ja ostolaskujen tunnukset 

  • Tunnus on Asiakasnumero. Muoto esimerkki: 9349
  • Salasana on niin sanottu Hash. Muoto esimerkki: A692N876325971K986560M3E82846N029

(Rajapinta aktivoidaan erillisillä Talenomin integraatio-tiimiltä saatavilla tunnuksilla, [email protected])

Pakolliset asetustiedot:

  • Verokannat, nämä liitetään myyntitileihin
  • Myyntitilit

Vapaaehtoiset tiliöintitiedot:

  • Kustannuspaikka
  • Tuote

Projekti voidaan viedä myyntilaskun mukana, mutta laskulla voidaan laskuttaa vain yksi projekti. Myyntilaskulla ei voi olla tällöin useamman projektin laskutusta. Kysy lisää Taimerin asiakaspalvelusta [email protected]  .

HUOM!

Ostotili 1701. On kirjattu koodiin oletuksena, myynnin vastatiliksi.

2.3 Asiakasrekisterin täsmäyttäminen

Ennen käyttöönottoa asiakasrekisterit pitää olla täsmäytetty. Taimer asiakaskortin perustiedoissa on kohta Talenom ID.

HUOM! Kun Taimeriin syötetään uusi asiakas, luo Taimer automaattisesti seuraavan vapaan asiakas ID:n. Tämä siirtyy laskun mukana Talenomiin.

Asiakkaan yrityskortin perustietoihin syötetään se ID -numero, mikä vastaa Talenomissa olevaa asiakasta.

Muista myös syöttää asiakkaan laskutusosoitteen Maa-kenttään virallisia standardeja vastaava maakoodi - ei maan nimeä. Esim. jos lasku lähtee Suomeen Maa-kenttään tulee kirjoittaa FI.

3. Myyntilaskujen käyttö- ja hallinta

3.1 Laskun luominen

Laskun luonti tapahtuu normaalisti. Talenom rajapinta antaa edellämainitut tiliöinti mahdollisuudet.

Pystyt valitsemaan toimitustavan ja ALV kannan. Tämä vaikuttaa kaikille laskuriveille.

Laskurivikohtaisesti valittavana Tuote, laskentakohde eli kustannuspaikka ja myyntitili.

Projektikortilla olevassa automaattisessa laskutuksessa voidaan myös rivikohtaisesti tiliöidä laskurivit.

Laskujen mukana voidaan siirtää liitteitä. Liitteillä on rajapinnan kautta tietyt vaatimukset:

  • Laskulla ei saa olla kuin yksi liite
  • Liite voi olla vain PDF tiedosto
  • Yksi sivu liitteessä ei saa ylittää yli 2MB (liitteellä voi olla useampia sivuja)

Huom! Liite ei tue Google Drive tallennusta

3.2 Laskun lähettäminen

Laskun siirtäminen Talenomiin. Valitaan laskulistauksesta laskut ja valitaan alasvetolaatikosta Lähetä Talenomiin.

Mikäli lasku ei siirry, ilmoittaa Taimer virheestä.

Yleisimpiä ongelmia:

  • Asiakasrekisteri on tästämäyttämättä: asiakas ID puuttuu
  • Laskutusosoitteessa pitää olla kaksi merkkinen maa tunnus. Esim. FI, ei Suomi

4. Ostolaskujen hallinta - ja käyttö

Ostolaskujen liikkumiselle on kaksi tapaa. Voit lukea niistä tarkemmin täältä täältä.

Muita ostolaskujen siirtoon liittyviä huomioita

  • Taimerin Talenom-asetuksiin pitää ensin asettaa Talenom ID (Asiakasnumero), jotta autentikointi voi onnistua ostolaskujen suhteen.
  • Ostolaskujen autentikointi tehdään käyttäjän omilla tunnuksilla.

Huom! Vain yhdellä käyttäjällä voi olla oikeus hyväksyä/siirtää Taimerista ostolaskuja Talenomiin.

  • Mikäli ostolaskuja hyväksytään Taimerissa, tulee käyttäjällä olla riittävä rooli ostolaskujen käsittelyyn (hyväksyjä oletuskierrätyslistalla).
  • Ostolaskuissa on oltava laskun kuvana pdf-tiedosto, jotta sen voi siirtää. (Tämä kun suunta on Tapa 1: Maventa --> Taimer --> Talenom).
  • Laskurivien tietoja ei lähetetä. Talenom tekee automaattisesti tiliöintirivin.
  • Jos asiakkaalla on Talenomissa useampia kierrätyslistoja, käyttäjältä kysytään mihin kierrätyslistaan laskun ohjataan, ennen kuin laskut siirretään.
  • Taimerin päässä ei ole ostolaskujen tiliöintiä. Kaikki ostolaskujen tiliöinnit tehdään Talenomin järjestelmässä.
  • Ostolaskun viitenumero ja pankkitili ovat pakollisia.
  • Ostolaskujen siirtorajapinta ei tue Google Drive ominaisuutta.
  • Ostolaskut siirretään Talenomista Taimeriin 06.00.

Muita huomioita

  1. Tarkista, että Asetukset --> Yrityksen perustiedot --> Osoitetiedot (Y-tunnus) ja pankkitilit on täytetty.
  2. Laskut eivät siirry, jos laskuja on luotu ennen edellä mainittuja vaiheita. Tämä johtuu siitä, että tehdyissä laskuissa ei ole tarvittavia tietoja tiedonsiirtoon. Myös Y-tunnuksen puuttuminen yritystiedoista on yhteyden muodostamisessa kriittinen tekijä.
  3. HUOM! Rajapinta vaatimuksen vuoksi, ostolaskujen yhteys katkeaa aina 30pv välein. Muista uusia yhteys.
Löysitkö etsimäsi vastauksen?