Laskuaineisto antaa nopean tavan luoda laskuja. Kun lasku luodaan käyttäen laskuaineistoa, Taimer noutaa laskutettavan materiaalin projekteilta projektille määriteltyjen laskutusasetusten mukaisesti.

Sisällysluettelo:

Mitä Laskuaineisto on?

Laskuaineiston käsittely

Laskuaineiston tarkastelu

Laskuaineiston haku

Laskuaineiston valinta

Laskuttamatta jätettävän materiaalin liittäminen laskulle

Laskutusmateriaalin vapauttaminen

Laskurivien ryhmittely

Muutosten tallentaminen

Laskuaineiston kentät selitettyinä

Versiot & Käyttöoikeudet

Versiot: Free CRM, Sales CRM, Project Management, ERP

Käyttöoikeudet: Myyntilaskut, Projektit

Mitä Laskuaineisto on?

Laskuaineiston avulla voit luoda myyntilaskun rivisisällön ja ulkoasun halutunlaiseksi, riippumatta mistä laskutusmateriaalista myyntilasku rakentuu. Laskutusaineisto mahdollistaa myös laskumateriaalin liittämisen myyntilaskulle lähetyksen jälkeen laskutetuksi sekä vapauttamaan laskutettua laskumateriaalia myyntilaskulta laskutettavaksi ilman tarvetta luoda hyvityslaskuja. Laskuaineistosta tulevat laskutusluvut viedään raporteille. Laskun loppusumma ja laskuaineiston summa täsmäävät aina toisiinsa.

Laskuaineisto on Taimerissa ns. erityistyökalu, jota ilmankin voit tehdä laskuja mutta se antaa sinulle tarkemmat mahdollisuudet monipuoliseen laskutuksen raportointiin.

Laskuaineisto koostuu projektille kohdennetuista ja laskutettavaksi määritetyistä tiedoista (laskumateriaali).

Näitä ovat:

  • Tunnit

  • Maksuerät ja automaattiset laskut

  • Ostolaskut (alihankinta/läpilaskutus)

  • Matkalaskut ja Kululaskut

  • Kustannuslaskelma

Laskuaineiston tarkastelu

Laskutus > Myyntilaskus > [Muokattava lasku]

Projektia laskutettaessa Taimer tuo laskuaineistoon kaikki laskumateriaalit laskulle, jotka on asetettu projektilla laskutettavaksi.

  1. Klikkaa myyntilasku muokkaus -tilaan myyntilaskun Muokkaa painikkeen kautta

  2. Klikkaa Laskuaineisto-painiketta

→ Näytölle avautuu laskuaineisto ikkuna, jossa voit tarkastella ja hallinnoida myyntilaskun laskuaineistoa

Laskuaineiston käsittely

Laskuaineisto ikkunassa voit määritellä myyntilaskulle nousevat materiaalit sekä kuinka ne esitetään myyntilaskulla. Laskuaineistossa voit myös valita, mitä laskutetaan ja mitä siirretään myöhemmäksi laskutettavaksi.

Laskuaineiston haku

Voit määritellä Laskuaineisto ikkunassa uudestaan myyntilaskulle tuotavaa aineistoa

  • Laskutusmateriaalin ajanjakso: Oletuksena myyntilaskulla määritelty aikaväli, mutta voit tarvittaessa pidentää tai lyhentää aikaväliä

  • Projektit: Miltä projekteilta laskuaineistoa laskutetaan ko myyntilaskulla

  • Laskuaineisto: Voit valita minkä tyyppistä laskuaineistoa ko myyntilaskulla laskutetaan esim. Tuntimerkintöjä, kustannuslaskelma, maksuerät jne.

Laskuaineiston valitseminen

Laskutettava laskumateriaali nousee automaattisesti valitulta aikaväliltä sekä projektin asetusten mukaisesti Laskuaineistolle. Valitsemalla laskuaineistolta rivit, saat tuotua ne osaksi myyntilaskua niin kuluna kuin tuottona.

  1. Klikkaa myyntilasku muokkaus tilaan.

  2. Klikkaa Laskuaineisto

  3. Valitse rivit, jotka haluat veloitettavaksi ko myyntilaskulla

  4. Määritä laskumateriaalin ryhmittelyt

  5. Klikkaa Tallenna&Sulje tai Päivitä Laskurivit

Esimerkki laskutettavan aineiston käytöstä:

Alla olevassa kuvassa on esitetty tilanne, jossa halutaan laskuttaa Alihankinta ja Development työtunnit. Production työtunteja ei voi vielä laskuttaa, joten ne on valittu pois kyseiseltä laskulta. Valinnat on tehty listauksen vasemmalla puolella olevasta valintalaatikoista.

Taimer laskee automaattisesti tunneille todellista laskutushinnan sarakkeeseen: Asiakas laskutetaan 0%, siinä suhteessa mikä on laskulle asetettu laskutushinta.

Alihankinta laskutussumma on se, mitä projektikortille on laskutussummaksi asetettu. Tätä summaa voidaan muuttaa laskuaineistossa.

Laskumatta jätettävän materiaalin liittäminen laskulle

Laskuaineistoa voidaan myös käyttää tehtyjen laskujen hallintaan, esimerkiksi liittää tunteja, joita ei voida laskuttaa asiakkaalta tai laskuaineisto kuuluu urakkaan

  1. Klikkaa jo laskutettu myyntilasku muokkaustilaan

  2. Klikkaa Laskuaineisto ikkuna auki

  3. Määritä tarvittaessa aikaväliä pidemmäksi

  4. Valitse materiaaleja, jotka haluat merkitä laskutetuiksi klikkaamalla niiden edessä olevaa ruutua

  5. Klikkaa Tallenna&Sulje

Laskumateriaalin vapauttaminen

Tilanteissa, joissa laskumateriaali on kohdennettu virheellisesti toiselle myyntilaskulle, voit vapauttaa laskumateriaalia laskuaineistolta ns. uudelleen laskutettavaksi, esimerkiksi kulujen oikein kohdentamisen vuoksi.

  1. Klikkaa myyntilasku muokkaus-tilaan

  2. Klikkaa laskumateriaali-rivin edessä oleva ruutu tyhjäksi

  3. Tallenna&Sulje

Sulje myyntilasku. Vapautettu laskumateriaali on “Laskuttamaton” tilassa Projektin toteutuneissa kuluissa ja voit noutaa sen toiselle laskulle projektin laskutusasetusten ja aikavälin puitteissa.

Laskurivien ryhmittely

Laskuaineistoa voidaan ryhmitellä halutulla tavalla seuraavien vaihtoehtojen mukaan:

  • Projekti ja tehtävä ryhmittely: Laskuaineiston ryhmittelyn vaihtoehdot:

    • Projekteittain

    • Ei projektiryhmittelyä

    • Projekteittain ja tehtävittäin

  • Työtuntien ryhmittely:

    • Työntekijöittäin: Laskurivit työntekijöittäin, määrä on toteutunut tuntimäärä

    • Työntekijöittäin ja työlajeittain: Laskurivit ryhmitellään työntekijöittäin ja työlajeittain, määrä on toteutunut tuntimäärä

    • Työlajeittain: Laskurivit ryhmitellään työlajin mukaan, määrä on toteutunut tuntimäärä.

    • Kaikki yhdessä, näytä määrä: Laskurivillä on kuvauksena “Työtunnit” ja määränä näytetään työtuntien kokonaismäärä.

    • Kaikki yhdessä, määrä 1: Laskurivillä on kuvauksena “Työtunnit” ja määränä on aina 1. Summa koostuu kaikkien työtuntien kokonaissummasta.

    • Tuntimerkinnöittäin, näytä työntekijä: Jokainen tuntimerkintä on eriteltynä omilla laskuriveillään, työntekijän nimi tulee näkyviin laskuriville. Päivämäärätieto näytetään ensimmäisenä.

    • Tuntimerkinnöittäin, piilota työntekijä: Jokainen tuntimerkintä on eriteltynä omilla laskuriveillään, työntekijän nimi tulee näkyviin laskuriville.

    • Työntekijöittäin ja tuntimerkinnöittäin: Kaikki tuntimerkinnät ovat omilla laskuriveillään, työntekijän nimi näytetään ensimmäisenä.

  • Matkalaskujen erittely:

    • Kaikki yhdellä rivillä: Myyntilaskulla matkakulut ja muut kulut ovat yhdellä rivillä

    • Päivärahat, kilometrikorvaukset ja muut kulut eriteltynä: Kaikki kulut eriteltynä omille riveilleen

    • Päivärahat ja kilometrikorvaukset yhdessä, muut kulut eriteltynä: Matkalaskut näytetään yhdessä, mutta muista kuluista muodostuu omat rivit myyntilaskulle.

  • Kustannuslaskelman ryhmittely:

    • Älä tuo seliterivejä kustannuslaskelmalta

    • Tuo seliterivit kustannuslaskelmalta

Muutosten Tallentaminen

Laskuaineiston muutokset voidaan tallentaa joko viemällä muutokset myyntilaskulle tai tallentamalla ne ainoastaan laskuaineistolle.

Tallenna & Sulje

Tallenna & Sulje - painikkeella tallennat laskuaineiston riveille tehdyt muutokset laskuaineistolle, muuttamatta asiakkaalle lähtevän laskun ulkoasua.

Päivitä laskurivit

Päivitä laskurivit - painikkeella tallennat muutokset laskuaineistolle ja päivität myyntilaskurivit valittujen rivien ja laskun ulkoasu alasvetovalikon mukaisesti.

Huom! Kun muutat Päivitä laskurivit 0% -sarakkeella olevia lukuja ja painat Tallenna & Sulje, vain raportointiin ilmoitettavat summat muuttuvat.

Laskuaineiston kentät selitettynä

Projekti: Projenktin nimi

Luontipäivä: Pvm, jolloin merkintä on lisätty

Laskuaineisto: Laskuaineiston tyyppi esim. tuntimerkintä tai maksuerä

Otsikko: Tuntimerkinnän käyttäjä

Työlaji: Tuntimerkinnän työlaji

Kuvaus: Kuvaus

Määrä: Montako kpl/h laskutettavaa myyntilaskulle siirtyy

A-hinta: Yksikköhinta

Myyntihinta: Määrä x á-hinta

Valitut laskurivit 0%:

Asiakasta laskutetaan 0%: Summa, joka siirtyy laskulle

Laskuaineiston kolme erillistä summasaraketta:

  1. Myyntihinta 0%: Sarake osoittaa, mikä on myyntihinta.

  2. Valitut laskurivit 0%: Sarake osoittaa rivikohtaisesti summan, joka laskuriveille viennin yhteydessä asetetaan. Tässä voidaan hallinnoida alihankintaa, kustannuslaskelmaa sekä matka- ja kululaskujen myyntihintoja.

    Huom! Tuntien osalta hallintaa ei ole, koska laskenta tapahtuu automaattisesti Taimerin toimesta.

  3. Asiakasta laskutetaan: Taimer laskee todellisen laskutushinnan. Tämä sarake osoittaa rivikohtaisesti, mikä on todellinen laskutushinta, jos laskuriviltä muutetaan laskun loppusummaa. Tämä summa kirjataan raporteille. Näin saadaan todellista laskutettavaa hintaa (ei puhuta ns. nollatunneista).

Esimerkki 1:

Asiakkaalle on myyty 10h * 100€/h = 1 000€ on laskun arvonlisäveroton loppusumma.

  • Työhön on kuitenkin käytetty 20h, mutta vain 10h voidaan laskuttaa. Tällöin laskennallisesti todellinen laskutettava tuntihinta on 50€/h

  • Työ on tehty nopeammin 5h, jolloin sopimuksen mukaan laskutetaan 1000€ ja todellinen myyty tuntihinta on 200€/h

Esimerkki 2 :

Asiakkaalle on yksi alihankinta lasku läpilaskutuksessa arvoltaan 1000€ ja tuntimerkintöjä arvolta 5000€ (100h * 50€). Laskun loppusumma on laskennallisesti 6000€. Asiakkaan kanssa on sovittu sopimuksella 5000€ loppusumma.

Tällöin laskuaineistossa kaikki tunnit merkitään laskutettavaksi, mutta Taimer laskee todellisen laskutushinnan, siinä suhteessa mikä on laskun loppusumma.

Jos laskulla laskutetaan kuluja esim alihankintaa. Taimer ei muuta laskutettavaa arvoa automaattisesti näissä laskutettavissa tiedoissa. Ainoastaan tuntilaskutuksen osuutta.

Tällä esimerkillä kun laskun loppusumma on 5000€, alihankinta laskutetaan samalla 1000€ arvosta, ellei käyttäjä muuta laskuaineistossa alihankinnan myyntihintaa. Tuntihinnan osuudeksi tulee laskennallisesti 40€/h alkuperäisen 50€/h sijasta, koska oman työn osuus on 4000€ laskun kokonaissumasta.

Ongelmatilanteissa huomioitavia seikkoja:

Mikäli laskutusaineisto ei nouse laskulle tai et pysty muodostamaan laskua projektille, varmista, että:

  • Projektin pitää olla laskutettava, jotta laskuaineisto nousee laskutettavaksi

  • Laskutustyypit pitää olla aktivoituna jotta ainesto nousee laskulle

  • Jos on tuntien hyväksyntä päällä, tarkista onko tunnit hyväksytty

  • "Laskutus alkaen" -päivämääräkentästä voidaan määrittää, mistä alkaen tunnit ja/tai matka- tai kululaskut nousevat laskuaineistoon. Mikäli hyväksyntä-prosessi on aktiivisena, matka- ja kululaskut nousevat hyväksyntä päivämäärän mukaan laskulle.

Aiheeseen liittyviä artikkeleita:

Did this answer your question?